La GED : Gestion Electronique Documentaire
La Gestion Electronique Documentaire, qu'est ce que c’est ?
La GED, ou Gestion Electronique Documentaire, est l’ensemble des solutions qui permettent, par des moyens informatiques, la gestion du cycle de vie complet des documents relatifs à la production administrative, qu'ils soient physiques (papier) ou numériques (email, fichier bureautique, etc.).
Pourquoi une activité de GED aux AST ?
Le développement numérique en remplacement du « tout papier » est un principe porté par l’Etat. Le retard de la France dans ce domaine est réel et nécessite de la part des entreprises et administrations, qu’elles interrogent leurs pratiques. Confortés par un marché en phase de croissance, la mise en place d’une activité de GED au sein des AST et d’un co-développement avec des clients sont favorables.
Pour qui faire de la GED ?
La Gestion Electronique Documentaire est une prestation de service que propose les AST, elle est unique pour chacun de leurs clients, elle vise autant le secteur public et ses administrations que le secteur privé et ses entreprises.
Les objectifs lorsqu’on fait appel à un prestataire de GED :
- Réduire le volume de transaction et d’encombrement des documents,
- Réduire les coûts, les déplacements du personnel,
- Diminuer les risques de vols, d’incendie et de pertes,
- Diminuer les duplications,
- Diminuer la consommation de papier,
- Diminuer les délais de recherche des documents,
- Améliorer la confidentialité,
- Améliorer l’accès à l’information.
Les enjeux du prestataire de GED :
- Maitriser les flux des documents papiers et électroniques reçus dans les structures,
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus,
- Améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors du traitement,
- Améliorer la fluidité de circulation des documents,
- Répondre aux contraintes légales en matière d’archivages,
- Répondre aux exigences des normes de qualité.
Le processus de GED est décomposé en 3 phases distinctes :
- La numérisation avec la « scanérisation » des documents, la saisie informatique, le traitement
de texte et la retranscription dactylographiée.
- L’indexation et le stockage avec la création de documents, le stockage sur supports numériques
et la mise en ligne des documents.
-
